Collaboration
Strukturiert vernetzen und zusammenarbeiten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Störfaktoren für die Gruppenarbeit ausschalten
Office 365 Groups hält durch das Bereitstellen der Self-Service-Funktionen auch ein paar Herausforderungen bereit, die Unternehmen beachten sollten. So können Anwender bis zu 250 Gruppen erstellen – aber auch wieder löschen. Die mit einer Gruppe erzeugte SharePoint-Teamsite kann mehr als einen Terabyte groß werden. Eine exzessive Speichernutzung sollte daher mittels Überwachung kontrolliert werden, um unnötige Mehrkosten für zusätzlichen Speicherplatz zu vermeiden. Jedes Mitglied einer Gruppe wird automatisch zu einem Mitglied in SharePoint und erhält damit umgehend Lese- und Schreibrechte. Wenn Unternehmen in der Vergangenheit eigene Berechtigungsstufen definiert haben, müssen sie ihre SharePoint-Governance anpassen.
Die größten Herausforderungen ergeben sich aber bei einem Hybridbetrieb von Exchange in der On-Premises-Version mit Exchange Online, wenn nicht alle Anwender ihr Postfach hier haben. Um Office 365 Groups als Verteilergruppe auch im lokalen Exchange-Server einzusetzen, müssen diese mittels der Zusatzlizenz „Azure AD Premium“ und dem Benutzer-Synchronisationstools „Azure AD Connect“ im lokalen Active Directory zur Verfügung gestellt werden. Hier entstehen also höhere Kosten, es sei denn, das Unternehmen verfügt bereits über „Enterprise Mobile + Security“-Lizenzen. Diese ist auch ein Bestandteil der „Microsoft 365“-Lizenz.
Der beliebig unterteilbare Gruppenchat
Microsoft Teams baut private Gruppen weiter aus. Das Tool ist die neue Chatumgebung für Office 365 Groups, denn jede Gruppe wird durch Skype-Funktionen ergänzt. Ein Chat kann in beliebig viele Kanäle unterteilt werden. Darüber hinaus können Hilfsprogramme hinzugefügt werden. Die sogenannten Bots können Fragen beantworten oder übernehmen über den Chat in Zukunft Aufgaben wie Flugbuchungen, Hausmeister-Service und weitere. Weiterhin lassen sich Audio- und Videokonferenzen planen und über die Microsoft-Teams-App abhalten. Die App ist auf allen Plattformen verfügbar, auch wenn noch nicht alle Plattformen den vollen Umfang (Audio und Video) unterstützen.
Für Teams-Anwender stehen selbstverständlich die Funktionen von Office 365 Groups bereit. Im Planner gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, mehrere Pläne zu den diversen Themen zu nutzen. Die Kanäle in Microsoft Teams haben jeweils eine Mail-Adresse, die es erlaubt, Nachrichten und Anhänge aus Outlook in den Chat weiterzuleiten. Unterhalten können sich die Nutzer basierend auf dem Skype-Dienst – leider nicht auf Skype for Business. Sobald ein Anwender im Browser oder in einer der Apps in Microsoft Teams angemeldet ist, wird er als „verfügbar“ angezeigt. Der Chatverlauf bleibt dauerhaft erhalten. Gelöschte Nachrichten werden in sieben bis 30 Tagen aus dem System entfernt. Einen Papierkorb gibt es nicht. Immerhin kann Microsoft Teams über das Office 365 Admin Center aktiviert und in einigen Punkten auch konfiguriert werden. Die Freischaltung erfolgt dann mittels Zuweisung von Benutzerlizenzen. Auch eine PowerShell-Unterstützung ist mittlerweile verfügbar.
Umdenken für die Zukunft
Die Vielfalt sowie die individuellen Kombinationsmöglichkeiten von Office 365 Groups und Microsoft Teams beeindrucken. Zugleich führt Microsoft mit seinen Anwendungen vor, dass historische, seit mehr als zehn Jahren eingesetzte Kollaborationskonzepte nicht mehr greifen. Denn wer bisher in seinem SharePoint-Governance-Plan sehr restriktive Berechtigungsstrukturen oder angepasste SharePoint-Seitenvorlagen im Einsatz hatte, muss jetzt umdenken. Oder diejenigen verzichten bewusst auf die schöne neue Welt des Arbeitens. Eine Modernisierung der Konzepte ist aber mit Sicherheit zukunftsorientierter und wird auch jüngere Mitarbeiter eher ansprechen (Stichwort „Demografischer Wandel“). Letztendlich geht es darum, die Gruppenarbeit zu verbessern. Das gelingt, wenn sich Mitarbeiter strukturiert vernetzen und themenbezogen arbeiten können.
Marc Hölscher ist Microsoft Enterprise Workplace Architect bei Axians IT Solutions
Hinweis der Redaktion: Auf der MS Ignite in Orlando Ende September wurde von Microsoft bekannt gegeben, dass das Unternehmen nun auch Skype for Business in MS Teams integriert. Weitere Informationen und wie sich Teams als zentrale Plattform für Unternehmen darstellt, gibt es hier.
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