Rückblick Digital Workplace Forum 2019
Neuerfindung der Arbeitswelt
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Mehrwerte, die (auch die Geschäftsführung) überzeugen
Reise in die Cloud
„Wir hatten keine Ahnung, wohin die Reise gehen wird. Doch wir wollten einen Digital Workplace, der unser Arbeiten leichter macht“, so beschrieb Jan Philipp Hölz das Vorhaben vor der Digitalen Transformation seines Arbeitgebers CPC. Vier Monate sollte der Wandel dauern, den das Friedrichshafener IT-Beratungsunternehmen Adlon begleitet hat. Über die einzelnen Steps dieser Entwicklung sprachen Hölz und Thomas Jupe von Adlon auf der Digital-Workplace-Bühne. CPC ist nach der Transformation nun komplett in der Cloud. Der Messengerdienst WhatsApp führte vor der Umstellung ein Schatten-IT-Dasein, danach konnte er im Hinblick auf die Firmenvorgänge abgeschaltet werden. Doch eine technologische Umstellung kann nur dann erfolgreich sein, wenn auch die Mitarbeiter mitgenommen werden. Adlon beobachtet, dass der Bedarf an Veränderung die Kapazität der Menschen, diese umzusetzen, übertreffen. Die Folge: Das vollständige Potenzial einer Veränderung kann nicht ausgeschöpft werden. Helfen können hier zum Beispiel Fast Follower, die die neuen Tools auch nutzen und andere dabei unterstützen. Auch auf Budgetseite machten sich die neuen Systeme bemerkbar. Die IT-Kosten seien im Vergleich zum Jahr 2017 um 25 Prozent gesunken. Sehe die Geschäftsführung jedoch erst einmal die Mehrwerte der neuen Funktionalitäten, sei der Preis nicht mehr ganz so relevant, so Jupe.
Digital Workplace Forum 2019
Über allem: der Mensch
„Wie kann man den digitalen Arbeitsplatz realisieren und worauf muss man achten?“ lautete das Vortragsthema von Michael Völk. Doch was ist der digitale Arbeitsplatz überhaupt? Eine Grundsatzfrage, die jedes Unternehmen für sich selbst beantworten muss, und dementsprechend nicht so einfach pauschal abgehandelt werden kann. Michael Völk hat es in seinem Vortrag trotzdem versucht und konstatiert: Es ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt, von dem aus auf verschiedene Kanäle zugegriffen werden kann. Damit einher gehen die Veränderung der Geschäftsprozesse („angucken, anpassen, leben“), -modelle („abhängig von Geschäftsform“) sowie die Arbeitswelt und Umgebung. Doch egal, welches Unternehmen mit welchem Background – entscheidend sei laut Völk der Faktor Mensch und die Erkenntnis, dass „nicht jeder Mitarbeiter für digitales oder mobiles Arbeiten geeignet ist“. Völks Top 5, um ein entsprechendes Mindset im Unternehmen für einen digitalen Wandel zu etablieren, lauten daher:
- Mitarbeitererfahrung steht an erster Stelle, denn ohne die Nutzerakzeptanz geht es nicht
- Bereitstellung von Anwendungen – jederzeit, überall
- modernes und zeitgemäßes Gerätemanagement – nach einer Bestandsaufnahme die geeigneten Maßnahmen ergreifen
- Sicherheit und Anwendererfahrung – hier helfen Awareness Trainings, um Mitarbeiter prozessual zu begleiten
- Standardisierung und Automatisierung, wo sinnvoll
Noch zwei praxisnahe Ratschläge gab der Vleet-Geschäftsführer zum Ende seines Vortrages: Hilfestellung könne das Verarbeitungsverzeichnis (DSGVO) geben und natürlich sei es wichtig – angelehnt an Völks Hauptdevise „Faktor Mensch“ – stets die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen.
Digital Workplace im Cloud-Zeitalter
Die Arbeitsrealität in den Unternehmen ist im Wandel. Frank Türling beschrieb, dass sich in der Vergangenheit das Thema Unternehmenssoftware mit einem ERP-System oftmals erledigt hatte; daran wurde dann möglicherweise noch eine Logistik- oder eCommerce-Lösung angedockt, das sei es dann aber auch gewesen. Zudem habe man früher Software noch im Unternehmen installiert. Anders heute, da Software-as-a-Service (SaaS) über den Browser genutzt wird.
In Cloud-Zeiten besteht der Digital Workplace aus einer Vielzahl an Apps, die vielfältige Funktionalitäten ermöglichen. Frank Türling gab in seiner Breakout-Session einen Überblick über den Digital-Workplace-Markt und stellte fünf Konzepte vor: Das Intranet, das einerseits zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter sei, aber auch Digital-Workplace-Funktionen übernehmen kann. Productivity Suites, die ein großes Ecosystem an integrierten Apps bieten. Chat-Lösungen, die neben der Kommunikation im Unternehmen auch Integrationen mit Drittanwendungen ermöglichen. File-Sharing-Lösungen, bei denen das Dokument im Vordergrund steht. Sowie den Best-of-Breed-Hub, der anbieterunabhängig SaaS-Lösungen zur Verfügung stellt. Eine Digital Workplace-Lösung könne die „Anforderungen von Fach- und IT-Abteilung zusammenbringen“, so Türling. Denn damit habe die Fachabteilung die Lösung, die sie bei der Arbeit wirklich unterstützt; die IT-Abteilung habe weiterhin die Kontrolle.
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