Um sich selber und ihren Kunden die Arbeit einfacher zu machen, müssen Service-Provider dafür sorgen, dass Unternehmen selbst Nutzer anlegen und verwalten können. Das können sie am besten über ein Web-Portal, mit dem neue Rufnummern zugewiesen werden, Nutzer wieder abgemeldet werden, und auch verschiedene Rechte vergeben werden können, wie das Recht zum Eröffnen einer Telefonkonferenz.
Ein solches Portal eignet sich auch dazu, dass Nutzer ihre eigenen Einstellungen vornehmen können und bestimmen, wie und wann sie erreichbar sind. Diese können einstellen, um welche Uhrzeit sie erreichbar sind, wann sie im Meeting, in der Mittagspause oder im Urlaub sind. Hier lassen sich Regeln erstellen, wann der Nutzer nicht erreichbar ist, und was mit eingehenden Anrufen, je nach Nummer, passieren soll. So können Nutzer entscheiden, welche Anrufe an die Mailbox gehen, welche an einen
Kollegen weitergeleitet werden, oder welche ein Besetztzeichen bekommen, wenn sie gerade nicht erreichbar sind. Mit einem Web-Portal sind Nutzer auch vom Administrator im Unternehmen unabhängig, da sie jederzeit ihre Erreichbarkeit selber ändern können. Um den konvergenten Ansatz weiterzuverfolgen, bietet sich für das Web-Portal natürlich auch ein App an.