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CRM & ERP

Stürmische See Unternehmenssoftware

14. März 2017, 13:58 Uhr | Autor: Matthias Weber / Redaktion: Diana Künstler

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Veraltete software in Betrieb, was nun?

Ein Software-Wechsel braucht ein modernes Projektmanagement. Doch bis es soweit ist, wird erst einmal ein zuverlässiges Vorgangsmodell benötigt, das vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen hilft, eine zukunftsfähige Entscheidung zu treffen. Die „QITT“-Methode – Qualifizieren, Implementieren, Trainieren, Transformieren – kann genau dieser Zielgruppe in Zeiten des digitalen Wandels helfen, Unternehmenssoftware erfolgreich und sicher einzuführen.

Schritt 1: Qualifizieren
In der Qualifizierungs-Phase lernt man sich kennen. Dies geschieht in der Regel über ein kostenloses Erstgespräch. Im ersten Schritt geht es um die Anforderungen an die Software. Da in einem Unternehmen nicht täglich Lastenhefte für ERP-Systeme geschrieben werden, unterstützen unabhängige ERP-Berater bei dieser ersten entscheidenden Aufgabe mit einem Lasten-Pflichten-Workshop (LPW). Das Ergebnis: Ein qualifiziertes Lastenheft, das zum Pflichtenheft führt. Wenn die Anforderungen klar sind, können die verfügbaren ERP-Lösungen daraufhin geprüft werden. Unterstützend kann ein Softwarelösungs-Workshop (SLW) sein. Dabei testet das Unternehmen das mögliche ERP-Produkt, ohne bereits Lizenzen dafür gekauft zu haben. Ein erfahrener ERP-Consultant begleitet den Testlauf und unterstützt bei der Umsetzung von Geschäftsprozessen.

Schritt 2: Implementieren
Sobald man sich für ein ERP-System entschieden hat, wird es installiert, konfiguriert und aktiviert. Dieser Entwicklungsbetrieb wird mit einem Kick-Off-Meeting gestartet, in dem die Konfiguration der Software klar definiert wird. Im letzten Schritt der Phase erfolgt die ERP-Aktivierung - hier wird auch die Installation des ERP-Systems abgenommen.

Schritt 3: Trainieren
Auf Grundlage des frisch installierten und konfigurierten ERP-Systems erfolgt die Erstellung einer Testumgebung, in der die Schulungen durchgeführt werden. Im Testbetrieb erfolgt zuerst eine Grundschulung der Software mit anschließender Prozess-Schulung. Besonders dieser Teil ist auf die Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten. Die ERP-Lösung wird anhand der Betriebsabläufe geschult und in einem Handbuch spezifisch dokumentiert. So hat man auch für spätere Einweisungen die passenden Schulungsunterlagen. Nach der Prozessschulung und einem angemessenen Zeitraum für Selbststudium, startet man mit dem Echt-Betrieb. Die ersten Schritte in einem neuen ERP-System sind oft holprig. Fähige ERP-Berater unterstützen vor Ort mit dem Training-On-The-Job-Coaching.

Schritt 4: Transformieren
Während der Einführung stellen sich meist Optimierungspotenziale heraus. Diese können nun in Angriff genommen werden. Mit einer Geschäftsprozessanalyse können Vorschläge zur Optimierung erarbeitet und dann zusammen mit einem etwaigen ERP-Berater eingeführt und aktiviert werden. Damit bringen Entscheider ihr Unternehmen voran, indem es effizienter und zukunftssicherer wird.

Matthias Weber ist auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft) tätig. Mit seinem Beratungsunternehmen Mwbsc unterstützt er mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung, sowie ERP-Hersteller und -Anbieter bei der Optimierung deren Geschäftserfolges.