Automatisierung
Virtuelle Kollegen beim Dokumentenmanagement
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Single Source of Truth
Es braucht einen zentralen Ort, an dem alle Informationen gebündelt werden. Das bedeutet nicht, dass im Sinne eines monolithischen Enterprise-Content-Management (ECM) alle Inhalte und Daten auf einer Plattform gespeichert werden müssen, sondern, dass die Plattform als zentraler Knotenpunkt dient, an dem alle Systeme, Anwendungen und Datenrepositories zusammenlaufen. Moderne Content-Services-Plattformen bündeln Inhalte über eine Vielzahl vorgefertigter und konfigurierbarer Integrationen system- und abteilungsübergreifend. Das ermöglicht nicht nur Mitarbeitenden und datenverarbeitenden Systemen, sondern auch Automatisierungsanwendungen jederzeit Zugriff auf relevante Daten, Dokumente und Inhalte für eine Automatisierung über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg. Weil die Daten in ihren Ursprungssystemen verbleiben, lässt sich zudem sicherstellen, dass sie jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
Der passende Technologie-Stack ist zweifelsohne eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg von Automatisierungsinitiativen. Genauso wichtig ist jedoch, dass die Teams und Mitarbeiter von Anfang an miteinbezogen werden. Entwickler und IT-Teams sollten eng mit den Kollegen aus den betreffenden Abteilungen zusammenarbeiten, um zu lernen, wie genau die zu automatisierenden Prozesse im Arbeitsalltag ablaufen, um sie dann korrekt abzubilden. Dabei ist es sinnvoll, nicht nur mit Abteilungsleitern und Team-Leads zu sprechen, sondern direkt mit den Menschen, die die Aufgaben bisher händisch erledigt haben. Wenn es an das Thema Automatisierung geht, schwingt bei den Teams häufig auch eine gewisse Skepsis oder gar Angst vor der Rationalisierung von Arbeitsplätzen mit. Eine Umfrage von Pricewaterhouse Coopers zeigt jedoch, dass nur 18 Prozent der befragten Unternehmen ein direktes Rationalisierungspotenzial von RPA in Bezug auf das Personal sehen. Sieben von zehn Unternehmen verzichtet zugunsten der Bots nicht auf Angestellte, sondern möchte Effizienzpotenziale nutzen und Mitarbeitende entlasten, um sich strategischeren Aufgaben widmen zu können.
Es gilt also, Vertrauen dahingehend zu schaffen, dass Automatisierung keine Bedrohung, sondern eine Unterstützung darstellt. Für eine optimale Zusammenarbeit von „Mensch und Maschine“ sollten Unternehmen von Anfang an durch eine transparente Kommunikation der Projektpläne für Akzeptanz werben. Dies kann unterstützt werden durch eine proaktive „Entwarnung“, wenn Arbeitsplätze wie bisher erhalten bleiben, und den Verweis auf die Chancen der Automatisierung für berufliches Wachstum.
Heinz Wietfeld ist Director Sales bei Hyland
| Robotic Process Automation in der Praxis |
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Wie weit ist das Thema RPA in deutschsprachigen Unternehmen bereits vorangeschritten? Das hat die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Pricewaterhouse Coopers in einer Studie aus dem Jahr 2020 untersucht. Demnach wandten 54 Prozent der befragten Unternehmen RPA zu diesem Zeitpunkt an, 45 Prozent verneinten die entsprechende Frage hingegen noch, ein Prozent machte dazu keine Angaben. Die Studienautoren weisen im Report jedoch darauf hin, dass Vorstellungen zum konkreten Nutzen und möglichen Einsatzbereichen im Markt oft noch vage seien. Bei den Firmen, die auch künftig nicht auf die RPA-Technologie zurückgreifen wollen, sei aber vor allem der Implementierungsaufwand das entscheidende Argument gegen den entsprechenden Einsatz. Kommt die Technologie hingegen schon zur Anwendung, dann laut der Studie vor allem in den folgenden Bereichen: Controlling (63 Prozent), Berichtswesen (61 Prozent), Qualitätssicherung (41 Prozent) sowie in der Datenvalidierung (41 Prozent). Allerdings ist selbst im aktuellen Einsatz oft noch Luft nach oben: So gaben 58 Prozent der Befragten an, dass nur ein bis fünf Bots in ihrem Unternehmen am Werk sind. 24 Prozent haben demnach sechs bis 20 Software-Roboter im Einsatz, bei fünf Prozent der Befragten sind es mehr als 20. Zum Vergleich: Die Studienautoren verweisen darauf, dass progressivere Konzerne in Deutschland bereits Hunderte verschiedene RPA-Lösungen nutzen. Das wichtigste Argument für Roboter Process Automation ist laut der Befragung die Möglichkeit zur Zeitersparnis. Diese nannten 84 Prozent der befragten Unternehmen. Gefolgt von verständlichen, strukturierten Prozessen (72 Prozent), weiterer Automatisierung (67 Prozent) und freiwerdenden Ressourcen für interessantere Tätigkeiten (64 Prozent). 80 Prozent der Befragten sind zudem zufrieden oder sehr zufrieden mit der RPA-Anwendung. Typische menschliche Fehler wie Zahlendreher beispielsweise bei der Dateneingabe könnten sich demnach durch den Einsatz der Software-Roboter erübrigen. Ebenfalls abgefragt wurde im Rahmen der Studie, ob die Nutzung von Software-Robotern Arbeitsplätze gefährden und zu Entlassungen führen könnte. Ein durchaus auch gesellschaftlich relevanter Aspekt im Zuge von zunehmender Automatisierung und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Zumindest bei den befragten Unternehmen scheint das aber nicht der Fall zu sein: Nur 18 Prozent gaben an, dass sie die Zahl der Beschäftigten künftig reduzieren wollen. (SN) |
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