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Drucker

Business as usual – auch unterwegs

17. Oktober 2017, 13:51 Uhr |

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Output-Management-Systeme und die DSGVO

Einige Output-Management-Systeme (OMS) bieten die Möglichkeit zur Integration von Mobilgeräten. Über die App des Anbieters werden die zu druckenden Dokumente an einen Output-Management-Server übertragen. Dieser wird meist als physischer oder virtueller Inhouse-Server betrieben – Unternehmen können ihn aber auch als Private-Cloud aufsetzen. Der Nutzer muss sich dafür entweder im Firmennetz befinden oder einen VPN-Client verwenden. Das OMS übernimmt die Konvertierung des Druckauftrags und leitet diesen an den gewünschten, in der Cloud freigegebenen Drucker weiter. Unterschiedliche Ausgabeoptionen stehen in der App zur Verfügung.

Mit einigen der Lösungsvarianten lässt sich allerdings nicht nur ein lokaler Drucker remote ansprechen. Über cloudfähige Drucker, Scanner oder Multifunktionsgeräte können umgekehrt auch Dokumente in die Cloud hochgeladen und vom Mobilgerät aus aufgerufen werden.

Welche Lösung für ein Unternehmen die richtige ist, hängt vom jeweiligen Anforderungsprofil ab. Für Unternehmen mit einer komplexen Druckumgebung sowie dem Wunsch nach einem businesstauglichen Administrationskonzept stellen OMS das umfassenste Angebot dar. Wird bereits ein System verwendet, lässt sich oftmals eine zusätzliche Lizenz für das mobile Drucken erwerben. Für mittlere und kleine Unternehmen bieten die anderen Lösungen oftmals bereits eine ausreichende und günstigere Lösung.

Datenabfluss verhindern
Angesichts der im Mai nächsten Jahres endenden Übergangsfrist für die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sollten Unternehmen während des Entscheidungsprozesses jedoch unbedingt prüfen, ob die von ihnen favorisierte Lösung den Richtlinien entspricht.

Zwei Kernbereiche sollten für die Sicherheit der mobilen Printing-Lösungen abgesichert sein:
Zunächst müssen der internetfähige Drucker sowie die darauf enthaltenen Dokumente vor internen und externen Angriffen geschützt sein. Da Druckdaten über TCP-Standardprotokolle verschickt werden, muss die Kommunikation zwischen Client und Netzwerkdrucker beziehungsweise Druckserver über ein Protokoll verlaufen, das eine Verschlüsselung unterstützt. Das hersteller- und betriebssystemübergreifende Internet Printing Protocol (IPP) lässt sich beispielsweise durch Transport Layer Security (TLS)-Verschlüsselung erweitern. Aber auch intelligente Print-Management-Lösungen ermöglichen es bereits, proaktiv den Risikofaktor Drucker abzusichern. IT-Administratoren können mithilfe dieser Software automatisierte Workflows einrichten, die spezifische Muster in Dokumenten erkennen und automatisch unkenntlich machen. Aber auch die Daten auf der in vielen Multifunktionsgeräten integrierten Festplatte müssen verschlüsselt und regelmäßig gelöscht werden, um den Zugriff durch Dritte zu verhindern.

Generell sollten Unternehmen nur berechtigten Benutzern den Zugriff auf das Gerät gewähren. Durch eine Authentifizierung mittels PIN oder Magnetkarte wird der Ausdruck eines Dokumentes erst gestartet, wenn sich der Benutzer am Gerät identifiziert hat. Je nach Gerätetyp können Anwender die PINs dabei benutzer- oder dokumentenspezifisch festlegen. Bei der letzten Variante wird der Code festgelegt, wenn der Druckauftrag gesendet wird, und kann somit auch an Kollegen, für die das Dokument bestimmt ist, weitergegeben werden.

Zudem muss sichergestellt sein, dass der Anbieter für das Cloud-Printing den notwendigen Datenschutz gewährleistet. Dazu gehört zum einen die Verschlüsselung und Pseudonomisierung personenbezogener Daten sowie die Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung. Zum anderen sollte der Zugang zu den personenbezogenen Daten und eine rasche Wiederherstellung bei einem physischen oder technischen Zwischenfall zugesichert sein. Um Nutzern die Suche nach einer vertrauenswürdigen Cloud zu erleichtern, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) ein Gütesiegel etabliert: Trusted Cloud. Das Trusted Cloud Datenschutz-Profil (TCDP) gibt dabei die Prüfstandards für die Datenschutz-Zertifizierung vor und wird an die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung angepasst.