Gastkommentar
"Alle Abteilungen können von Echtzeitkommunikation profitieren"
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Was macht ein gutes Collaboration-Tool aus?
Online-Meetings müssen einfach in der Bedienung sein, damit Mitarbeiter mit wenigen Klicks Ihr Meeting starten können. Denn eine langwierige und komplizierte Bedienung und Vorgehensweise erschwert den Mitarbeitern nicht nur den Umgang mit dieser Lösung, sondern minimiert erheblich die Akzeptanz im Unternehmen. Optimal wäre eine intuitive Bedienung mit klarer und übersichtlicher Oberfläche.
Die meisten Meetings sind recht unkompliziert und benötigen nicht allzu viele Funktionen. Sollte es jedoch einmal in der Zusammenarbeit notwendig sein, auf weitere Features zurückgreifen zu müssen, dann ist es von Vorteil, wenn diese auch zur Verfügung stehen.
Bei Bedarf sollte die Möglichkeit bestehen, die eigene Webcam einzuschalten, dabei wird in den meisten Fällen eine gute Bildqualität gefordert, aber eine der wichtigsten Anforderungen überhaupt ist die einwandfreie Übertragung der Ton-Qualität des PC-Mikrofons und der Lautsprecher. Ist diese mit zeitweisen Unterbrechungen durchsetzt, ruiniert das ein Meeting völlig. Hier empfiehlt sich immer ein USB-Headset oder eine USB-Freisprecheinrichtung mit Echo-Canceling. Außerdem sollte die Zuschaltung von Telefonteilnehmern möglich sein.
Durch die weite Verbreitung mobiler Endgeräte müssen Collaboration-Tools alle gängigen Betriebssysteme und Plattformen unterstützen. Eine garantierte Teilnahme für die Mitarbeiter sollte nach heutigem Stand über einen Webbrowser durchführbar sein. Mit der App soll der Mitarbeiter in der Lage sein eigenes Meeting zu planen, oder selbst an Meetings teilzunehmen. Für die Planung ist eine Kalenderfunktion mit Outlook-Integration sehr hilfreich. Vorteilhaft ist auch eine Aufzeichnungsmöglichkeit als Protokoll und für die Dokumentation.
Für das Unternehmen ist es verpflichtend, dass die gesamte Kommunikation verschlüsselt stattfindet, da immer firmeninterne Informationen unter den Teilnehmern besprochen und ausgetauscht werden.
Unternehmen entscheiden sich entweder für eine eigene On-Premise Serverlösung oder für ein Angebot eines Online-Cloud-Dienstleisters. Unter den heutigen Sicherheitsbedürfnissen möchten Unternehmen die Dienste oft auf eigenen Servern betreiben, um die sensiblen Firmendaten innerhalb des eigenen Netzwerks zu behalten. Ein weiterer Vorteil der eigenen Serverlösung
gegenüber eines angemieteten Service ist die schnellere Behebung von Anwenderproblematiken, da ein eigener IT Service eher verfügbar ist als das verbreitete Ticketsystem der externen Dienstleister, denn insbesondere die Wartezeit kann bei den Anwendern zu Frustrationen führen.
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