Digital Workplace
Warum noch ins Büro fahren?
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
PC, Telefon und E-Mail
Noch ist die ITK-Infrastruktur vieler Unternehmen aber eher klassisch aufgestellt, wie eine aktuelle Umfrage von Crisp Research und Samsung unter 300 Entscheidern zeigt. Demnach dominieren unter den eingesetzten Technologien ganz klar PC, Telefon, E-Mail, Office-Anwendungen und Laptop. Aber auch Smartphones, Videokonferenzen, Chats oder Wearables sowie VR- und AR-Brillen holen auf. Darüber hinaus planen viele der Befragten, die Budgets jener IT- und TK-Bereiche zu erhöhen, die entscheidende Grundlage erfolgreicher Digital-Workplace-Projekte sind. Höchste Priorität haben dabei Security-Lösungen sowie die Ausstattung mit mobilen Endgeräten, in die jeweils über 60 Prozent der Entscheider investieren wollen, dicht gefolgt von Cloud Computing (59 Prozent) und virtueller Desktop-Infrastruktur (54 Prozent). „Steigende Budgets sind für eine erfolgreiche Ausgestaltung des Digital Workplace natürlich allenfalls der erste Schritt“, schreiben die Marktanalysten. Wie die bereitgestellten Mittel in der Praxis genutzt werden, entscheide letztlich viel mehr über den Erfolg.
Technologie und Kultur
Crisp Research sieht das „Erfolgsgeheimnis“ für einen gelungenen digitalen Arbeitsplatzes vor allem in einem Zusammenspiel aus Technologie und Kultur. Die Bedeutung dieser Kombination zeigt sich unter anderem am Beispiel Security und Datensicherheit: „Vielerorts scheitert eine adäquate Datenschutz-Kultur am Wissen und der Sensitivität der Mitarbeiter.“ Die passenden Schulungkonzepte sind aber nur eine von vielen Hürden, von denen die Unternehmen berichten. So wird das ungenügende oder fehlende technische Know-how der IT-Abteilung von den Befragten der Studie als große Herausforderung auf dem Weg zum Digital Workplace benannt. 33 Prozent der Entscheider sehen darin einen enormen Stolperstein für erfolgreiche Projekte, gefolgt von der Migration der bestehenden Anwendungslandschaft und den „mangelnden Skills der Nutzer für den adäquaten Einsatz mobiler und Cloud-Services“. Immerhin 28,5 Prozent der Befragten fürchten einen Kontrollverlust auf technischer Ebene.
Wie gilt es also, diese Herausforderungen im Unternehmen zu adressieren und ein eigenes Digital-Workplace-Konzept ins Rollen zu bringen? Die meisten Experten raten, Schritt für Schritt vorzugehen und nicht zu erwarten, jahrelang gewachsene Strukturen in einem Zug modernisieren zu können. „Nicht zu viel wollen im ersten Schritt ist ein ganz wichtiges Thema bei der Digitalisierung“, rät Florian Buzin von Starface. Stattdessen sollten gemeinsame Ziele und Handlungsfelder schon vorab klar und in Ruhe definiert werden. Crisp Research empfiehlt, dabei früh die Fachbereiche und Mitarbeiter einzubeziehen, um individuelle Wünsche und Vorschläge einfließen zu lassen. „Bitte immer vom Anwender weg denken“, sagt Oliver Bendig. Sonst baue man sich eine digitale Lösung zusammen, die keiner nutzen kann und will. Erste Konzepte können anschließend in kleinen Pilot- und Arbeitsgruppen getestet werden, in denen nicht alles gleich zu Beginn funktionieren muss. „Es ist wichtig, einfach mal auszuprobieren“, sagt Alena Banres. „Denn Scheitern ist absolut in Ordnung und ohne Trial-Error werden Unternehmen kaum ihren Königsweg und eine stabile Konkurrenzfähigkiet finden.“
Nicht zuletzt steht die richtige Kommunikation zwischen den Abteilungen im Zentrum jeder Digital-Workplace-Strategie. „Das New-Work-Phänomen ist zu strategisch und zu wichtig, um am Ende im Sand zu verlaufen“, schreiben die Marktanalysten von Crisp Research. Eine klare Kommunikation über die Handlungsfelder, Aktionen und Neuerungen soll daher in jedem Fall zum Projektplan gehören. Bernd Wagner von Atos rät abschließend für alle Schritte und Bereiche einer Strategie: „Immer im Dialog bleiben“.
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