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Die neue Art der Zusammenarbeit

Wie Kommunikation, Collaboration & Wissensaustausch verschmelzen

1. August 2016, 9:30 Uhr | Autor: Bernhard Davignon / Redaktion: Diana Künstler

Fortsetzung des Artikels von Teil 5

Q-Perior berichtet aus der Praxis

Im August 2014 starteten wir bei Q_Perior die Initiative „New Ways of Working“ mit Workshops zu den Themen Kommunikation, Office-Strukturen und Trainings. Aus den Ergebnissen ist eine ganzheitliche Strategie zur Unterstützung unserer 430 festen und rund 210 freien Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben entstanden. Notwendig für die Erleichterung der virtuellen, ortsunabhängigen Zusammenarbeit war der Aufbau einer homogenen Plattform. In der Umsetzung wurde Wert darauf gelegt, Begeisterungsfaktoren aus den vorherigen Workshops zu berücksichtigen. Als Zielplattform setzten wir auf die mittlerweile ausgereifte und tief in die Windowswelt integrierte Office 365 Cloud-Lösung von Microsoft. Die zur Verfügung stehenden Dienste wie Skype for Business, OneDrive für Business und natürlich die Office Suite waren den Beratern sowie den internen Mitarbeitern von Q_ Perior in ihrer Handhabung bekannt. Sie fügten sich daher ohne Brüche in die tägliche Arbeit ein.

Die Gruppenfunktion der neuen einheitlichen Lösung ersetzte im Unternehmen bestehende Insellösungen für die Zusammenarbeit, wie Sharepoint und anderer Nicht-Microsoft-Lösungen. Einer der wohl größten Erfolgsfaktoren dieser Gruppen ist die Integration in Outlook, da die Anwender zum Beispiel für Kommentare ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen müssen. Um unseren Mitarbeitern die bestmögliche Unterstützung zu bieten, wurden die Office 365 Dienste und Anwendungen außerdem durch SharePoint Apps erweitert. Zum Beispiel ist eine App entstanden, welche Office 365 Gruppen in einen thematischen Kontext wie Projekte, Kunden oder Abteilungen bringt. Dadurch verringerte sich nicht nur der Wildwuchs von Gruppen. Auch die Qualität der Gruppensuche wurde entscheidend für den Erfolg gesteigert. Unsere in zahlreichen Projekten an verschiedenen Standort eingesetzten Mitarbeiter, können so zielgerichtet Informationen finden oder selber teilen. Weitere typische Anwendungsfälle der Mitarbeiter wurden ebenfalls durch zusätzliche Apps unterstützt. Beispielsweise werden Daten aus internen Anwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen, dem Mitarbeiter in einer für ihn geeigneten Form zur Verfügung gestellt. Redaktionelle Inhalte sowie aktive Teamsites sind aus der bestehenden On-Premise-SharePoint-Installation in die Webseiten beziehungsweise Gruppen von Office 365 überführt worden. Zur Erreichung der Ziele und zur Förderung einer nachhaltigen Verhaltensänderung, legten wir besonderen Wert darauf, dass die Erfahrungen der Anwender mit der Plattform von Beginn an positiv ausfallen. Eine Pilotgruppe aus repräsentativen Teilnehmern wurde daher bereits zu einem frühen Zeitpunkt mit der Aufgabe betraut, sich aktiv einzubringen und Schulungsbedarfe oder Optimierungen aufzuzeigen. Außerdem fungierten Mitglieder der Gruppe bei der unternehmensweiten Einführung als Multiplikatoren. Zusätzlich wurde die Migration hin zu Office 365 von Change-Management-Maßnahmen begleitet, damit auch der nötige Kulturwandel berücksichtigt wird.

Um die New Ways of Working ganzheitlich bei Q_ Perior umzusetzen, ist parallel zur technologischen Lösung, ein neues Office-Konzept mit flexiblen Arbeitsplätzen und passenden Rückzugsmöglichkeiten geschaffen worden. Die neuen Räumlichkeiten sind beispielsweise mit 360 Grad Kameras ausgestattet, die bei der virtuellen Zusammenarbeit über verschiedene Standorte Vorteile bieten. Darüber hinaus wurden auch zahlreiche Maßnahmen im Bereich der Personalentwicklung umgesetzt. Trainings für die Mitarbeiter werden nun, je nach Möglichkeit, verstärkt virtuell angeboten.