Collaboration
180-Grad-Turn für die E-Mail
Ein Gespräch mit Johannes Butting von Slack Technologies über die E-Mail und ihre zeitgemäßeren Alternativen.
funkschau: E-Mails und effizientes Zusammenarbeiten: Passt das noch zusammen?
Johannes Butting: Die E-Mail ist aktuell noch das Haupttool, das wir derzeit für die Zusammenarbeit benutzen. Und dieses Tool funktioniert nicht mehr – oder zumindest nicht mehr so gut.
funkschau: Woran hakt es?
Butting: Da ist zum einen die schiere Masse von E-Mails, die wir alle bekommen. Damit geht einher, dass Sie mit der E-Mail die Kontrolle über Ihre Informationsaufnahme abgeben. Denn was in meiner In-Box landet oder nicht, entscheide ja nicht ich, sondern der E-Mail-Sender. Es lässt sich also sagen, die Zeit, die man mit seinen E-Mails verwendet, verbringt man fremdbestimmt. Zudem verwenden wir
unsere In-Box meist als To-do-Liste, das verstärkt diesen Missstand des fremdbestimmten Handelns noch mehr.
funkschau: Nur irgendwie muss der Informationsfluss ja laufen…
Butting: Das ist das nächste Thema: Trotz der Flut an E-Mails,
die wir bekommen, ist unser Informationsstand eigentlich relativ schlecht. Denn die Masse des Know-hows, des Intellectual Property eines Unternehmens, findet doch in den Unterhaltungen der Mitarbeiter statt. Aber die E-Mails, bei denen Sie im Verteiler waren, machen möglicherweise nur vier oder fünf Prozent der Informationen aus, die in dieser Firma tatsächlich verschickt werden. Das heißt, Sie bekommen eine Masse an Informationen, trotzdem sind Sie von der überwältigenden Mehrheit der Informationen, die es in Ihrem Unternehmen gibt, ausgeschlossen. Hier setzen Slack – oder im privaten Bereich Messenger-Dienste – an: Wir haben E-Mail um 180 Grad umgedreht.
funkschau: Wie würden Sie das konkret beschreiben?
Butting: Das heißt, wir haben aus einem „Indiscriminate Push“ von Informationen einen „Controlled Pull“ gemacht. Der Hauptunterschied ist: Dadurch dass wir die Informationen in Channels organisieren und diese Channels um Themen herum gruppiert sind, machen wir zunächst alle Informationen zugänglich. Die Tatsache, dass Sie von 95 Prozent der Informationen in Ihrem Unternehmen ausgeschlossen sind, ist mit transparenten Channels nicht mehr der Fall. Sie können, wenn Sie wollen, auf fast alle Informationen und Konversationen im Unternehmen zugreifen.
funkschau: Aber erschlägt das den User nicht auch?
Butting: Wir geben dem Slack-Nutzer eine Vielzahl an Mitteln an die Hand, um entscheiden zu können, was man sich wirklich ansieht. Das heißt: Jetzt ist der User wieder in der Kontrolle über seine Informationsaufnahme.
Sie haben Zugang zu allem und entscheiden, wie Sie den Zugang nutzen. Das ist der fundamentale Unterschied, wenn Sie auf ein channelbasiertes System wie Slack gehen. Zudem verschwindet die Angst davor, etwas zu versäumen. Weil jeder sofort versteht, dass der Empfänger der Information am Hebel sitzt. Jeder weiß: Wenn ich auf etwas nicht reagiere, bei jemanden, der will, dass ich reagiere, liegt es an demjenigen, an mich heranzutreten. Damit ist das hektische und permanente hinter der E-Mail-In-Box-Herrennen aufgelöst.
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