Bewerbermanagement
"Systeme, die den Überblick behalten"
Von einem effizienten Recruiting-Prozess profitieren Bewerber und Personaler gleichermaßen. Nils Mosbach von Elo Digital Office, Anbieter von DMS- und ECM-Systemen, erläutert im Gespräch mit funkschau, worauf es ankommt und warum digitale Lösungen abteilungsübergreifend verzahnt sein sollten.
funkschau: Die Digitalisierung von Personalprozessen ist ein großes Thema in HR-Abteilungen. Wie weit sind Unternehmen damit aktuell?
Nils Mosbach: Im Mittelstand sind software-basierte Personallösungen häufig noch gar nicht im Einsatz – ob das nun eine digitale Personalakte oder ein Bewerbermanagement-System ist. Die Verwaltung der Mitarbeiter erfolgt hier bislang mit Excel-Tabellen und im Bewerbungsprozess sind in der Regel E-Mails an der Tagesordnung. Selbst in Unternehmen mit bis zu 500 oder 600 Mitarbeitern findet sich noch recht selten ein Verwaltungssystem für die Personalstammdaten.
funkschau: Aber eine E-Mail ist doch eine legitime Kommunikationsweise?
Mosbach: Nun ja, durch die EU-DSGVO haben sich neue Anforderungen ergeben. Gerade im Bewerbungsprozess sind E-Mails datenschutztechnisch kritisch zu sehen. Ein Beispiel: Der Termin für ein Bewerbungsgespräch soll verschoben werden. Mailt die Personalabteilung den Kollegen an, der das Gespräch führen soll, ist diese E-Mail datenschutzrelevant. Denn darin sind personenbezogene Daten wie Vor- und Nachname des Bewerbers enthalten. Hinzu kommt, dass diese E-Mail möglicherweise auch auf das Handy des Kollegen repliziert wird und die E-Mail-Archivierung diese Nachricht ebenfalls abgreift. So sind Kopien im Umlauf, die keiner mehr unter Kontrolle hat – beispielsweise um vorgegebene Löschfristen einzuhalten.
Besser ist es, wenn ein Bewerbermanagement-System die komplette Kommunikation abbildet, die im Unternehmen stattfindet.
funkschau: Wie sollten Unternehmen vorgehen, wenn sie ihre HR-Prozesse digitalisieren wollen?
Mosbach: Digitalisierung ist immer ein organisatorisches Bundle, weil tendenziell auch Prozesse optimiert werden sollten. Damit das gelingt, müssen alle Mitarbeiter einbezogen werden, gerade auch, um die Hemmschwelle für neue Technologien abzubauen. Daher sollten Unternehmen zuerst die eigene Kultur reflektieren – also die Menschen mit ihrer Motivation, ihren Kompetenzen und persönlichen Zielen. Zudem muss der aktuell vorgegebene und zu digitalisierende Prozess analysiert werden, mit Verantwortlichkeiten, Schnittstellen oder Regeln.
funkschau: Und wenn das Thema Unternehmenskultur geklärt ist?
Mosbach: Ganz wichtig ist: Nicht digitalisieren um des Digitalisierens willen. Man sollte sich zuerst über die konkreten Problemstellungen und Ziele Klarheit verschaffen: Sollen Prozesse automatisiert werden, um Zeit zu sparen? Verlieren die Beteiligten den Überblick und brauchen Unterstützung für die Organisation? Die Frage nach dem „Warum“ sollte somit als erstes gestellt werden.
funkschau: Welche Themen poppen dabei in Personalprozessen auf und wie sieht die Lösung in einem HR-Tool aus?
Mosbach: Wenn ich als Abteilungsleiter eine E-Mail an die Personalabteilung schreiben und einen Stellenbedarf anmelden möchte, werde ich bereits mit dem ersten Problem konfrontiert – denn dieser Vorgang ist kein standardisierter Prozess. Das heißt, die erste Lösung wäre: Wenn ich eine Stelle besetzen möchte, schicke ich über ein HR-Tool eine Stellenbedarfsmeldung an die Personalabteilung und fülle die für die HR-Kollegen relevanten Informationen aus. Das wäre beispielsweise die Anzahl der zu besetzenden Stellen, die hierfür erforderliche Berufserfahrung, besondere Skills, Gehaltsvorstellung etc.
Diese Bedarfsmeldung kann die Personalabteilung entweder direkt in Jobportalen auf Basis von Vorlagen veröffentlichen oder ausformulieren – die ausformulierte Version geht dann vor der Veröffentlichung noch zurück an die Fachabteilung. Dabei lässt sich recht flexibel gestalten, wie viele Schritte zwischengeschaltet werden sollen.
- "Systeme, die den Überblick behalten"
- Hilfe im Auswahlprozess
- Vorteile für Bewerber
Lesen Sie mehr zum Thema
