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Mobiles Arbeiten

So klappt es mit dem Home-Office

2. November 2018, 13:23 Uhr | Autor: Uwe Küll / Redaktion: Sabine Narloch

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Technische Voraussetzungen und Regeln fürs Miteinander

4. Elektronische Signatur beschleunigt Abläufe
Ohne Dokumente keine Geschäftsprozesse. Auch Heimarbeiter müssen Anträge,Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Stellungnahmen, Gutachten, Verträge oder Policenverfassen, ändern, verarbeiten und speichern. Dafür nutzen sie die unterschiedlichstenAnwendungen und Formate. Rechtsgültig sind diese Dokumente nur mit Unterschrift. EineLösung zum Signieren digitaler Dokumente gehört deshalb zur Grundausstattung im Home-Office. Mit elektronischen Signaturen können Dokumente schnell und einfach wie eine E-Mail rechtskräftig unterzeichnet und versendet werden – auch mitmobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone.

5. Digitale Zusammenarbeit braucht Persönlichkeit
Gute Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Home-Office-Arbeiter solltendeshalb ihre Profile auf Plattformen für die Web-basierte Zusammenarbeit mit Fotos undAngaben zur Person versehen. In Foren oder Team-Rooms kann man neben beruflichenInformationen auch Urlaubserfahrungen austauschen und so die räumliche Distanz zu denKollegen mit etwas mehr Persönlichkeit überbrücken.

6. Klare Regeln fördern das Miteinander
Ineffiziente Online-Meetings schaden nicht nur dem Image des Home-Office-Modells,sondern auch dem Erfolg verteilt arbeitender Teams. Vor allem Mitarbeiter, dieüberwiegend zu Hause arbeiten, sollten deshalb durch vorbildliches Verhalten einenpositiven Eindruck vermitteln und die Produktivität des Teams fördern. Dabei helfen einigeeinfache Regeln:

Pünktlichkeit ist Pflicht
Nebentätigkeiten sind tabu
Ergebnisse werden dokumentiert
Arbeitszeit und Erreichbarkeit sind verbindlich geregelt

7. Ohne Sicherheit und Datenschutz geht nichts
Sicherheit und Datenschutz sind ein Muss. Die Vorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten im Home-Office genauso wie an jedem anderen Arbeitsplatz. Zu den wichtigsten Standards gehören Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Speicher, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation. Hinzu kommen regelmäßige Updates und Patches des Betriebssystems und aller anderen Programme. Kennwort-Authentifizierung gegen unbefugte Nutzung für alle Endgeräte ist ebenso selbstverständlich wie regelmäßige, automatisierte Backups.

8. Vorsorge sichert Geschäftsabläufe
Ohne funktionierende Hard- und Software ist die Arbeit im Home-Office unmöglich. Was passiert, wenn Geräte oder Anwendungen ausfallen, sollte daher schon bei der Planung berücksichtigt werden. Garantieverlängerungen und Business-Support-Verträge helfen, im Fall der Fälle schnellstmöglich wieder einsatzbereit zu sein.

9. Kommunikationszentrale
E-Mail, Voice-Mail, Textnachrichten, Instant Messaging – die Bandbreite und Vielzahl der Nachrichten, die wir unterwegs erhalten und absetzen, ist immens. Riesig ist auch die Anzahl der verfügbaren Apps für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle. Damit die Vielfalt nicht zum Problem wird, ist es gut, ein Tool zu nutzen, das die Fokussierung auf die Zusammenarbeit in Teams und Projekten unterstützt. Das tun Apps wie Slack oder Microsoft Teams, indem sie webbasierte Kommunikation per Gruppenchat, Direktnachricht oder Sprachanruf unterstützen. Darüber hinaus organisieren sie Gruppen und Content in einem Hub oder Workspace so, dass sich bestimmte Inhalte ebenso schnell finden lassen wie der Überblick über den Status eines Projekts.

10. Cloud-Speicher
Unterwegs kommen uns oft die besten Ideen. Ein Plakat, ein lustiger Zwischenfall am Nachbartisch im Café, ein Sonnenaufgang am Meer. Dumm nur, wenn dann plötzlich ein Anruf kommt und man vergisst, die geleistete Arbeit abzuspeichern. Oder die Datei zwar gespeichert ist, aber der Laptop plötzlich runterfährt, weil er keinen Strom mehr hat. Wer einen Cloud-Speicher nutzt, kann in solchen Fällen einfach mit Tablet oder Smartphone an seiner Idee weiterarbeiten. Selbst wenn das Endgerät defekt ist, bleiben die Daten verfügbar. Und darüber hinaus ist das Speichern von Dateien in der Cloud eine einfache und sichere Methode, sie mit Kollegen oder Kunden an anderen Standorten zu teilen.