Unified Communications
Von Telefon und Mail zu modernen UCC-Tools
Die Realität sieht in vielen Unternehmen häufig noch so aus: ein Telefon mit Mailbox, ein Computer mit Word, Excel und Outlook – in zwei getrennten Netzen. Wie schaffen Unternehmen den Schritt von dieser veralteten Arbeitsweise hin zu einer wettbewerbsfähigen und modernen UCC-Lösung?
In der Vergangenheit waren klassische Kommunikationsmedien voneinander isoliert. Ein Festnetztelefon diente zur Echtzeitkommunikation, ein PC und Fax für den Austausch umfangreicher Informationen, ein Mobiltelefon für dringende Angelegenheiten. Meetings fanden in Konferenzräumen ohne Videoausstattung statt. Durch breitbandige Internetzugänge wird die Kommunikation jedoch flexibler und mobiler. So können die Mitarbeiter von unterwegs per Handy und Notebook ihre Aufgaben erledigen. In den letzten Jahren haben visuelle Kommunikation, Webkonferenzen und File-Sharing die Projekte beschleunigt
sowie neue Formen der Zusammenarbeit ermöglicht.
Veränderung ist die einzige Konstante
Durch den Einfluss der Globalisierung, die Omnipräsenz des Internets sowie die zunehmende Virtualisierung und Digitalisierung steigt das Angebot neuer Kommunikationsdienste heute zunehmend. So verändern sich ständig die Erwartungen von Konsumenten und die Geschäftsmodelle. Unternehmen benötigen dadurch immer neue Organisationsformen, um ihre Agilität für Innovationen zu erhöhen.
Dabei variiert die Art der Zusammenarbeit je nach Situation, vorhandener Zeit sowie durch den Wechsel der Generationen. Mitarbeiter akzeptieren heute nicht mehr, wenn nur ein Kommunikationsmedium zur Verfügung steht, sondern setzen eine Auswahl unterschiedlicher Dienste analog zur jeweiligen Aufgabe voraus.
Aber in vielen Unternehmen sind bis heute die Kommunikation per Telefon, das Hinterlassen von Sprachnachrichten oder die Bearbeitung von Dokumenten mit klassischer Datenverarbeitungssoftware über einen Computer präsent. Lediglich die Einführung von Chats scheint für viele Unternehmen der einzige Brückenschlag zu den neuen Generationen und Arbeitsweisen zu sein. Im Privatleben nutzen die meisten Anwender bereits bekannte Messenger-Dienste. Dies führt zu einer Schatten-IT mit nicht unerheblichen Risiken hinsichtlich Datensicherheit und Compliance. Unternehmen müssen dabei die richtige Balance finden. Denn einerseits erhöht bei völliger Freigabe nicht jede App automatisch die Produktivität und andererseits schafft ein Generalverbot nur Frustration. Wie schaffen Unternehmen aber den Schritt von den bestehenden Kommunikationssilos und Schatten-IT-Apps hin zu einer einheitlichen Kommunikation und flexiblen Zusammenarbeit von Teams? Der Weg zu UCC beginnt mit einer umfassenden Planung, die unterschiedliche Faktoren einbeziehen sollte. Schließlich reicht es nicht mehr aus, nur Arbeitsplätze zu modernisieren. Kritische Faktoren sind die Anwender und ihre jeweiligen Anforderungen an die tägliche Arbeit. Die richtige Kombination aus Endgeräten, geschäftsrelevanter Software und Raumintegrationen spielt dabei eine wichtige Rolle. Zu bedenken ist auch, dass sich neue Arbeitsweisen nicht ohne Begleitung aus der Organisation erfolgreich einführen lassen. Dabei sollten sich Unternehmen auf vier Themen konzentrieren: Workplace, Workload, Workflow und Workstyle.
Arbeitsplatz und mehr
Der Workplace umfasst heute nicht mehr nur den Arbeitsplatz im Büro. Zur Arbeitsumgebung gehören auch Home Office, mobile Lösungen sowie reale und virtuelle Räume für Besprechungen, Brainstormings und Trainings. Immer häufiger laufen dabei auf dem Smartphone alle Informationen zusammen. Dies gilt auch für virtuelle Meetings, die unterschiedliche Standorte, Endgeräte und Applikationen sowie interne und externe Teilnehmer verbinden.
Entscheidend bei der Wahl der richtigen Technologie ist der Gesamtkontext intelligenter Funktionen, mit deren Hilfe der Nutzer intuitiv kommunizieren kann. Dies beginnt bei der einfachen Buchung eines Meetings – unabhängig von Endgerät oder Software – über das Beitreten einer Besprechung bis hin zu kognitiver Bedienung. Automatischer Fokus auf den Sprecher, Gesichtserkennung, Sprachsteuerung sowie Streaming und Recording steigern wesentlich die Nutzerfreundlichkeit und ganz automatisch die Nutzung.
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