Modern Workplace
Der Weg zu flächeneffizientem Arbeiten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
3. Tipp: Einen Activity Based Working-Ansatz nutzen
Das Shared Desk-Konzept verbessert aber nicht nur die Zusammenarbeit, sondern bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, auf mobile Arbeitsgeräte umzusteigen. Mitarbeiter haben sich daran gewöhnt, jeden Tag flexibel ihren Arbeitsplatz auszuwählen. Diese Flexibilität verlangen sie nun auch von ihren Arbeitgebern. Arbeiten sie im Büro, wünschen sie sich auch dort die idealen Arbeitsbedingungen für ihre Tätigkeiten. Beim sogenannten Activity-Based-Working-Ansatz erkennen Verantwortliche, dass die Mitarbeiter:innnen täglich unterschiedliche Tätigkeiten ausführen und dafür eine Vielzahl an Arbeitsumgebungen benötigen. Daher sind leistungsstarke Firmenlaptops unabdingbar, um jederzeit von überall aus produktiv und qualitativ hochwertig arbeiten können. Dadurch bietet sich die Gelegenheit, die Arbeitsplatzinfrastruktur zu vereinheitlichen oder zu gruppieren. Nicht alle Mitarbeiter benötigen zwingend einen zweiten Bildschirm und manche Personen verbringen zum Teil ganze Tage in Besprechungen, weshalb sie eher Meetingräume bevorzugen. Unternehmen können daher je nach Bedarf eine Mischung aus Schreibtischen mit keinem, einem oder zwei Bildschirmen anbieten oder auch Einzelarbeitsplätze in Meetingräume umwandeln.
Mit Hilfe einer digitalen Lösung für das Workplace Management lassen sich jene Arbeitsplätze buchen, die für die anstehenden Aufgaben am besten geeignet sind. Manche Kolleg:innen kommen ins Büro, obwohl sie an einem Tag hauptsächlich Meetings haben, weil sie zu Hause oder in einem Café zu leicht abgelenkt wären. Dafür brauchen sie ausnahmsweise nur ihren Laptop und nicht die zwei Bildschirme, die sie normalerweise bevorzugen, und können den entsprechenden Arbeitsplatz buchen. Wichtig: Unternehmen sollten individuell prüfen, welche Bedürfnisse die Mitarbeitenden haben und welche Ressourcen sie demnach zur Verfügung stellen sollten.
4. Tipp: Es muss nicht immer Big Data sein
Damit diese Individualität möglich ist, lohnt es sich, Datenanalysen durchzuführen. Denn es ist wichtig, die eigenen Entscheidungen zu hinterfragen und mit Daten zu untermauern. Dazu reicht es oft, in einem ersten Schritt eine einfache Auslastungsauswertung durchzuführen, anstatt jahrelang Daten zu sammeln. Dabei wird erfasst, welche Schreibtische, Räume oder Bereiche am häufigsten genutzt werden oder an welchen Tagen kaum Mitarbeitende im Büro sind. Das hilft dabei, Prognosen zu erstellen, um etwa benötigte Nahrungsmittel in einer Kantine besser zu planen oder seltener frequentierte Bereiche an Tagen mit niedriger Auslastung zu schließen. Diese Aspekte liefern gute Argumente für die nächste IT-Budgetverhandlung, weil IT-Abteilungen damit besser darlegen können, dass eine bestimmte Hardware sehr gefragt oder eben schon obsolet ist.
5. Tipp: Komprimierte Räume als Anstoß für Veränderungen
Ebenso wichtig: Offen für Veränderungen sein und flexibel bleiben - auch und gerade bei den Büroflächen selbst. Denn Flächeneffizienz geht oft mit einer Flächenreduktion einher. Kleinere Büroflächen bedeuten aber auch, dass es weniger Platz für Geräte, Möbel oder persönliche Gegenstände gibt. Implementieren Unternehmen Desk Sharing, stellen kleinere Räumlichkeiten jedoch kein Problem dar, da dieses Konzept ohnehin weniger Schreibtische erfordert. Des Weiteren können Lounge-Bereiche Abhilfe schaffen.
Auch für die Buchhaltung kann eine Flächenreduktion ein Anstoß zur Weiterentwicklung sein: Wichtige betriebliche Informationen wurden in der Vergangenheit oft in physischen Ordnern abgelegt, die in komprimierten Büros zu viel Fläche in Anspruch nehmen. Dennoch müssen alle Mitarbeitenden - egal, ob sie im Büro, im Home-Office oder remote arbeiten - jederzeit auf diese Daten zugreifen können. Die Umgestaltung der Büros kann daher nützlich sein, um das digitale Dokumentenmanagement und die Arbeitsplatzvirtualisierung aufzubessern. Dadurch wird der Zugang zu Informationen für die gesamte Belegschaft erleichtert, unabhängig von ihrem Arbeitsort. Das hat wiederum positive Auswirkungen auf die Produktivität und Effizienz der Mitarbeitenden.
Fazit: Keine übereilten Entscheidungen treffen
Es kann verlockend klingen, Flächen so schnell wie möglich zu reduzieren, um Kosten zu sparen. Dennoch müssen Unternehmen die nötigen Vorkehrungen treffen, bevor sie radikale Veränderungen vornehmen. Es ist essenziell, in einem ersten Schritt die Bedürfnisse des Teams zu analysieren. Auch digitale Tools müssen zur Verfügung stehen, damit die Mitarbeitenden jederzeit von überall aus arbeiten können. Erst danach sollten Unternehmen Büroräume reduzieren, umgestalten und optimal einrichten, damit sie wirklich flächeneffizient werden. Besonders wichtig ist während dieses gesamten Prozesses das Wohlbefinden der Mitarbeitenden: Sie müssen sich auch nach der Umgestaltung im Büro wohlfühlen, damit sie produktiv und ohne Qualitätsverlust arbeiten können.
Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von Deskbird
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