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Virtuelle Konferenzen

Auf Knopfdruck überall dabei

9. Oktober 2015, 12:50 Uhr | Stefan Mutschler, freier ITK-Fachjournalist

Virtuelle Konferenzen haben bewiesen, dass sie Geschäftsreisen in beträchtlichem Umfang reduzieren. Zusammen mit ihrer flexiblen Einsetzbarkeit an nahezu jedem Ort und zu jeder Zeit ermöglichen sie enorme Einsparungen an Kosten für Reisen, Räumlichkeiten und Ausstattungen. Und das bei gleichzeitig gesteigerter Produktivität. Doch welche Konferenz eignet sich wofür? Und muss es immer die Profilösung sein oder tut es auch ein kostenloses Tool aus dem App-Shop?

Virtuelle Konferenzen ermöglichen den Dialog und die Zusammenarbeit über unterschiedliche Standorte hinweg. Personen können so unabhängig vom Aufenthaltsort simultan an Meetings teilnehmen. In der Praxis haben sich zahlreiche Szenarien etabliert, in welchen die virtuelle Konferenz inzwischen die Regel ist. Dazu zählen unter anderem:

Meetings und Abstimmungsrunden
Präsentationen und Produktvorstellungen
Schulungen und Seminare
Presse- und Analystenkonferenzen
Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen
Beratungs- und Verkaufsgespräche
Fernwartung und Service

Vorteile von virtuellen Konferenzen
Virtuelle Konferenzen bringen Leute an unterschiedlichen Standorten zusammen und ermöglichen somit die Zusammenarbeit in Teams, unabhängig vom Aufenthaltsort des Einzelnen. Konkret ist damit die Anwesenheit von Einzelnen nicht mehr zwingend notwendig, um dennoch produktiv zusammenzuarbeiten. Tatsächlich kann durch die regelmäßige Nutzung von Telefon- und Webkonferenzen die Anzahl an Geschäftsreisen erheblich reduziert werden. Somit werden nicht nur Reisezeit und -kosten eingespart, sondern auch der damit verbundene Stress und die Zeit für Buchung und Organisation. Durch die kurzfristige Verfügbarkeit von Telefon- und Webkonferenzen zu jeder Zeit sind zudem Vorlaufzeiten geringer als bei Präsenzkonferenzen und somit auch Entscheidungswege wesentlich kürzer.

Virtuelle Konferenzen gibt es in einer Vielzahl von Ausprägungen. Das obere Ende markieren die oft von der Akustik, dem Lichtdesign, dem Mobiliar und der Zusatzausstattung auf einen dedizierten Konferenzraum abgestimmte Telepräsenzsysteme mit hochauflösenden Screens, welche die Gesprächspartner gegenüber des Konferenztisches in Lebensgröße darstellen – so als säßen sie tatsächlich dort. Die Sprache wird jeweils durch hochwertiges Hi-Fi-Equipment aufgenommen und auf der Gegenseite im korrekten Raumklang (inklusive Gesprächsrichtung) wiedergegeben. Abhängig von Zahl, Größe und Auflösung der Bildschirme sind für ein ruckel- und störungsfreies Präsenzerlebnis entsprechende Übertragungsbandbreiten nötig – pro Screen können das durchaus bis zu 6 MBit/s sein.

In solchen, von der Zahl der Teilnehmer in der Regel überschaubaren virtuellen Konferenzen, haben die Teilnehmer ein sehr realistisches Präsenzerlebnis – neben der Art des Sprechens sind auch Mimik und Gestik uneingeschränkt verfolgbar. Was auch bei den bestausgestatteten virtuellen Konferenzen (noch) außen vor bleibt, sind Gerüche und der Tastsinn – ein Händedruck beispielsweise lässt sich nicht nachbilden. Und auch wenn die Systeme inzwischen verschiedene Kameraeinstellungen beherrschen (bei Single-Screen-Systemen ist das etwa die automatische Großdarstellung des aktuellen Redners), der Bildausschnitt ist immer relativ begrenzt und nicht vom Gegenüber beeinflussbar.