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Virtuelle Konferenzen

Auf Knopfdruck überall dabei

9. Oktober 2015, 12:50 Uhr | Stefan Mutschler, freier ITK-Fachjournalist

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Professionelle Eventkonferenzen

Die Anzahl der Teilnehmer hat dabei theoretisch kaum Grenzen – in der Praxis bildet die Dialogfähigkeit das natürliche Limit. Während alltägliche Telefon- und Webkonferenzen vom Gastgeber meist selbst moderiert und geleitet werden, gibt es für höhere Ansprüche oder das Handling großer Teilnehmerkreise auch spezielle Services: die Eventkonferenzen. Diese werden professionell angelegt, von Fachkräften gemanagt, gezielt vor- und nachbereitet und auch an individuelle Anforderungen angepasst. Dabei steht das Ereignis im Vordergrund, nicht der Dialog unter allen – bis zu mehreren Tausend – Teilnehmern. Oft ist das Ereignis eine Rede. Die Provider-Services zielen darauf, den Akteur von allen technischen "Nebentätigkeiten" zu entlasten, damit er sich voll auf seine Darbietung konzentrieren kann. Dialoge können für bestimmte Teilnehmer dennoch angeboten werden – wieder über eine parallele Telefonkonferenz.

Die Einrichtung einer Telefon- und Webkonferenz erfolgt üblicherweise über ein Buchungsportal oder ad-hoc per E-Mail. Große Konferenz-Provider bieten meist auch die Buchung direkt per Organisations-/Kommunikations-Software wie zum Beispiel Microsoft Outlook an. Bei der Konferenz-Lösung der Deutschen Telekom werden beispielsweise die Einwahlinformationen per Termin im Outlook-Kalender an die Teilnehmer verteilt. Nach der Einwahl per Telefon oder Link (je nach Konferenztyp und Beitrittsart) kann der Moderator die Konferenz per Software steuern, Dokumente, Präsentationen und weitere Programme mit den Teilnehmern teilen, Steuerungs- und Moderationsrechte vergeben und Videos sowie andere Dateien übertragen. Besprochene Ergebnisse können entweder direkt in den Unterlagen oder per Whiteboard festgehalten werden. Auch kann die Audio-Konferenz aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung bekommt der Moderator als Audiodatei nach Beendigung per E-Mail zugestellt oder kann diese einfach aus dem Portal laden.