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Virtuelle Konferenzen

Auf Knopfdruck überall dabei

9. Oktober 2015, 12:50 Uhr | Stefan Mutschler, freier ITK-Fachjournalist

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Kollaboration mit Telefon- und Web-Konferenzen

In den letzten Jahren gab es viele Entwicklungen, die auch einfachere virtuelle Konferenzen für den Alltag deutlich verbessert haben. Hier geht es nicht um dedizierte Videokonferenz-Systeme, sondern um Telefon- und Web-Konferenzen, an welchen jeder mit seinen täglich genutzten Endgeräten teilnehmen kann. Bei Telefonkonferenzen reicht ein Telefon oder Handy, bei Web-Konferenzen sind es der PC, der Laptop, das Tablet oder das Smartphone. Letztere sind allesamt Computer, welche die Konferenz durch zahlreiche Kollaborations-Tools ergänzen können. So lassen sich sehr einfach auch Präsentationen etwa mit Powerpoint halten, Bildschirminhalte oder einzelne Applikationen teilen, Dokumente gemeinsam bearbeiten, Dateien austauschen und Besprechungsergebnisse am virtuellen Whiteboard festhalten. Natürlich bieten das auch die größeren Videokonferenzsysteme – früher meist über spezielle Zusatzausrüstung, heute in der Regel ebenso über einen integrierten PC und Web-Konferenz-Tools. Teilnehmer an Web-Konferenzen müssen nicht alle die gleichen Endgeräte haben, bei Großbildschirmen beispielsweise werden die Teilnehmer eines Smartphones mit ihrem Live-Bild in kleinen Bildausschnitten am Rand dargestellt, wenn kein Videosignal verfügbar ist in Form eines Standbildes oder – wenn auch das nicht verfügbar ist – eines Piktogramms mit Namen.

Auf dem Endgerät reicht ein aktueller Browser, der technisch das HTML5-Protokoll sowie Javascript unterstützt. Die Konferenz-Lösung selbst kann im eigenen Unternehmen betrieben werden – einfacher und oft auch kostengünstiger ist jedoch die Anmietung aus einer Cloud. Manche Provider bieten sehr attraktive Pauschaltarife an, die keinerlei Limit bei der Zahl und Dauer der Webkonferenzen vorgeben.

Letzteres gilt auch für Telefonkonferenzen, die einfachste Form der virtuellen Konferenz. Telefonkonferenzen gibt es schon seit vielen Jahren – heute aber weit kostengünstiger und flexibler als früher. Bei den reinen Telefonkonferenzen geht es allein um die Sprache, beziehungsweise den akustischen Dialog unter allen Teilnehmern. Der eigene "Raum" für Telefonkonferenzen lässt sich zum monatlichen Pauschaltarif oder zum Pay-Per-Use-Tarif buchen – und schon steht die damit verbundene Telefonnummer für beliebig viele Konferenzen unbeschränkter Dauer zur Verfügung. Um eine Telefonkonferenz zu starten, müssen alle Teilnehmer zum vereinbarten Zeitpunkt die Nummer des Raumes anrufen. Aus Sicherheitsgründen ist für das Betreten des virtuellen Telefonkonferenzraums die Eingabe eines Zahlencodes nötig, der den Teilnehmern vorher mitzuteilen ist.

Typischerweise ist die Telefonkonferenz auch der Begleiter einer Web-Konferenz, denn bei mehr als zwei Teilnehmern ist diese mit der Sprachübertragung überfordert. Wenn also in einer Web-Konferenz jeder jeden hören können soll, muss parallel eine Telefonkonferenz laufen. Der Einfachheit halber empfiehlt sich dabei, den für die Web-Konferenz genutzten Computer per Headset und Voice-over-IP (VoIP) als Telefon mit zu nutzen. Sollte das aus irgendeinem Grund nicht machbar sein, geht auch ein beliebiges Tischtelefon oder Handy. Die genannten Kooperationsaspekte des Meetings laufen in diesem Szenario über die Web-Konferenz. Web-Konferenzen haben ihren Schwerpunkt somit klar auf der Kooperation unter Informationsarbeitern. Dort sind sie ein probates Mittel, um anfallende Aufgaben im Team effizient und produktiv zu bewältigen. Da Web- und Telefonkonferenzen sehr oft Hand in Hand gehen, werden sie von den Providern gerne als preislich besonders attraktives Bündel angeboten.