Remote Work
Den Sprung ins kalte Digitalisierungswasser nutzen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Prozessautomatisierung und „Cloud First“
In diesem Zusammenhang spielt auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine zentrale Rolle. Mit entsprechenden DMS- und ECM-Systemen können zuvor manuelle Workflows optimiert und digitalisiert werden, um die Mitarbeiter noch mehr bei Routineaufgaben zu entlasten. Eine wichtige Schnittstellen ist in diesem Zusammenhang vor allem in mittelständischen Unternehmen das Druck- und Dokumentenmanagement, das gerade in Verbindung mit ECM-Lösungen und Plattformen für die Workflow-Automation eine enorme Hebelwirkung entfaltet. Dort hat sich nach anfänglicher Skepsis in puncto Datensicherheit längst ein Trend hin zu Cloud-First-Strategien durchgesetzt, der im Zuge der gegenwärtigen Entwicklung sicher weiter forciert werden wird. Cloud-Lösungen sind schnell einsatzbereit und bieten durch ihre Skalierbarkeit den Vorteil, flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren zu können. Ein gutes Beispiel für einen nach wie vor aufwendigen und papierlastigen Geschäftsprozess, der sich relativ problemlos digitalisieren lässt, ist die Rechnungsverarbeitung. Ein elektronisches Rechnungswesen trägt nicht nur dazu bei, den Prozess sicherer, leichter nachverfolgbar und weniger fehleranfällig zu machen, Abläufe zur Rechnungsfreigabe können zudem einfach automatisiert werden. Mit einer Cloud-basierten Lösung können die Rechnungsabwicklung und der Freigabeprozess von überall eingesehen und Workflows angepasst werden. Weiterhin können mit den entsprechenden Apps mobil eingescannte Dokumente mittels Mobile Capturing schnell und einfach in die ECM-Plattform hochgeladen und in den Workflow integriert werden.
Die Menschen in den Mittelpunkt stellen
Die richtigen Tools für das Remote Working sind entscheidend für ein wirklich digitales und mobiles Arbeiten. Doch um die neuen Arbeitsweisen unternehmensweit zu verankern, ist auch die Akzeptanz der Technologien bei den Mitarbeitern wichtig, gerade in Zeiten, in der diese mit vielen Veränderungen konfrontiert werden. Denn beim Thema Digitalisierung geht es ja nicht nur um die Einführung neuer Technologien, sondern auch um teils eingefleischte Arbeitsweisen, die sich nun sehr schnell ändern müssen. Neben der Bereitstellung von Schulungen gilt es hier vor allem, die Mitarbeiter von Beginn an einzubinden und den Prozess mit einem strukturierten Change Management zu begleiten. Laut einer aktuellen Studie des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (bidt) sind die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aktuell sehr zufrieden im Homeoffice, über zwei Drittel wünschen sich außerdem, nach der Krise mehr von Zuhause aus zu arbeiten als bisher. Fakt ist: Remote Work wird nach Corona in vielen deutschen Unternehmen zur Normalität gehören. Gewiss werden in Zukunft nicht alle nur noch von Zuhause aus arbeiten wollen, viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer freuen sich auch wieder aufs Büro. Doch Mitarbeiter werden es zukünftig verstärkt einfordern, zumindest gelegentlich aus dem Homeoffice zu arbeiten. Entscheidend wird nun sein, die richtige Balance zu finden und die Voraussetzungen zu schaffen, damit die Mitarbeiter von jedem Ort aus produktiv zusammenarbeiten können.
Von Niculae Cantuniar, CEO Ricoh Deutschland
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