Arbeitsplatz der Zukunft
Die technische Basis schaffen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Die Anwendungsebene
Die fünfte Ebene der Digital-Workplace-Struktur von Crisp Research – die Applikationen – bildet letztlich die Schnittstelle zum Anwender und spielt damit eine entscheidende Rolle, ob die Lösungen hinter dem digitalen Arbeitsplatz in den Abteilungen angenommen werden und welchen konkreten Einfluss sie auf Kommunikation, Zusammenarbeit und damit auf die Produktivität haben. Die Analysten unterteilen sie in die vier folgenden Teilbereiche:
- Kommunikation: UCC / VoIP, Collboration, Voice, Chat, Mail, Videokonferenz
- Teamwork: Filesharing, Cloud-Office, Projektmanagement, Social Intranet
- Produktivität: Office, Design, Kalender, CRM / ERP
- Weitere: Fieldservice, Mobile Web, Marketing, Support, IoT
Kommunikation zielt dabei auf den reinen Austausch zwischen Personen und Teams ab, rückt die klassische Telefonie, aber auch Collaboration-Tools wie Chat und Videokonferenzen in den Fokus. Unter Teamwork sind hingegen alle Anwendungen gebündelt, die den gemeinsamen Zugriff und die parallele Arbeit an Dateien in Echtzeit erlauben. Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten, vielen Mitarbeitern im Home-Office oder in übergreifenden Projekten mit Kunden und Partnern kommt diesem Bereich eine bedeutende Rolle zu. Diese enorme Masse an zur Verfügung stehenden Workplace-Anwendungen birgt jedoch die Gefahr, dass parallel zu ihrer Zahl auch die Komplexität wächst, die wiederum Nutzererfahrung und damit die Akzeptanz der Lösungen negativ beeinflusst. Konnektoren und Schnittstellen bieten jedoch heutzutage die Möglichkeit, heterogene Anwendungslandschaften im Idealfall in einer Nutzeroberfläche zusammenzuführen und die drohende Komplexität zu entschärfen.
Anforderungen im Fokus
Das Modell von Crisp Research veranschaulicht, wie vielschichtig und komplex die Infrastruktur eines digitalen Arbeitsplatzes sein kann. Immerhin muss sich nicht zuletzt über alle Bereiche hinweg zusätzlich der Sicherheits- und Datenschutzschirm spannen, um Geräte und Informationen auch zu schützen, wenn sie sich nicht im unternehmenseigenen Netzwerk befinden. Laut der Studie sehen 54 Prozent der Befragten die Einhaltung des Datenschutzes als die zentrale Herausforderung bei der Gestaltung des vernetzten Arbeitsplatzes, gefolgt von der Migration von Software und Systemen mit 43 Prozent sowie der Schulung der Mitarbeiter mit 39 Prozent.
Hinzu kommen die weichen Faktoren: Die Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes kann nur gemeinsam mit den Mitarbeitern gelingen – oder aber an deren fehlender Akzeptanz scheitern. Die bereitgestellten technischen Werkzeuge müssen daher an den konkreten Anforderungen ausgerichtet werden, um den größtmöglichen Mehrwert zu erzielen. Vor jedem Digital-Workplace-Projekt steht die Aufgabe, den individuellen Bedarf im eigenen Unternehmen zu ermitteln und gegebenenfalls Mitarbeiter sowie Unternehmenskultur vorzubereiten und zu entwickeln. Gleichzeitig ergibt sich aus disen individuellen Gegebenheiten aber wiederum ein konkretes Anforderungsprofil für die wichtigsten Technologien und Schritte: „Bei der Implementierung eines Digital-Workplace-Konzeptes gibt es keine „Make-or-Break“-Situation, solange die Unternehmen auf die Anforderungen der eignen Mitarbeiter und der IT eingehen“, sagt Molzen gegenüber funkschau. „Unternehmen sollten stets darauf achten, dass sie Digitalisierungsschritte in ein Gesamtkonzept einfließen lassen, die Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einbeziehen, individuelle Bedürfnisse beachten und sich allem voran nicht nur auf die Anschaffungskosten fokussieren, ohne die Gesamtkosten im Auge zu behalten.“ Denn ein wirklich nachhaltiges Digital-Workplace-Konzept schaffe sowohl für das Unternehmen als auch die Mitarbeiter echten Mehrwert.
Stetiger Prozess
So komplex die Infrastruktur eines digitalen Arbeitsplatzes anmuten mag, so herausfordernd die Verzahnung mit der Unternehmenskultur auch ist, bleibt letztlich entscheidend, dass der digitale Arbeitsplatz kein einmaliges Projekt ist, das es innerhalb nur eines aufwendigen Schrittes umzusetzen gilt. „Generell sollten Firmen die Umstellung nicht als ‚Big Bang‘ gestalten, sondern als stetigen Prozess“, unterstreicht Molzen. Dabei würden viele pragmatische Schritte in eine Gesamtstrategie einfließen. Gleichzeitig bleibt es für Unternehmen aber nicht aus, die individuelle Zielsetzung vorab genau zu definieren, um die unterschiedlichen Teilbereiche des Digital Workplace letztendlich auch zusammenführen zu können. Crisp Research rät daher: „Keine Schnellschüsse wagen.“ Der Einsatz und die Evaluation der richtigen Veränderungen der Technologie- und Prozesswelt seien erfolgsentscheidend. Die passende Dosierung des digitalen Arbeitsplatzes vermeide darüber hinaus Überforderung und Misserfolge seitens der Mitarbeitern. Zusätzlich mache es Sinn, zentrale Anwendungen und Plattformen, wie beispielsweise eine Chat- oder Collaboration-Lösung, in die „virtuelle Mitte der Architektur zu bringen“ und um diese herum weitere Anwendungen zu installieren und anzubinden. Auf diesem Weg kann trotz komplexer Struktur die Grundsteinlegung für den digitalen Arbeitsplatz gelingen – um Schritt für Schritt auf diesem aufzubauen.
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