Enterprise Information Management
Die vernetzte Poststelle in der Cloud
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Kanalunabhängigen Input strukturieren
Bevor ein Unternehmen ein Omni-Channel-Input-Management etabliert, muss es sich zunächst eine Übersicht verschaffen, über welche Kanäle bei ihm täglich welche Dokumenttypen eingehen. Dabei unterscheidet es zwischen strukturierten Anfragen etwa via (Web-)Formular, semistrukturierten Lieferscheinen und Rechnungen sowie unstrukturierten Nachrichten wie Papierpost oder frei formulierte E-Mails. Außerdem gilt es zu klären, welche Informationen nach welchen Kriterien gespeichert beziehungsweise nach einer definierten Zeitspanne vernichtet werden können. Schließlich gelten für geschäftliche Unterlagen teils (steuer-)rechtliche Aufbewahrungspflichten.
Bevor nun das Klassifikationstool der Software im Hintergrund starten kann, müssen eingehende Papierdokumente zunächst per Scanner erfasst und digitalisiert werden. Je nach Aufkommen geschieht dies zentral in der Poststelle und mit speziellen Scannern oder dezentral mit vorhandenen Multifunktionsgeräten. Anschließend werden die digitalen bzw. digitalisierten Dateien, Nachrichten und E-Mail-Anhänge auf einem festgelegten oder auf dem allgemeinen Server gespeichert.
Klassifizieren, extrahieren – alles in der Cloud
Von hier aus erfolgt die Einbindung in die Capture-Plattform in der Cloud, damit die Dokumente verarbeitet und anschließend in die zugehörigen Prozesse eingebunden werden können: Die Software klassifiziert sie automatisch entsprechend den geltenden Compliance-Vorschriften des Unternehmens und anhand zuvor vom Anwender definierter Standards. Dazu zählen charakteristische Merkmale wie Absenderadresse oder Kontodaten sowie konkrete Keywords („Anfrage“, „Vertrag“ etc.), die Rückschlüsse auf Dokumententyp und -inhalte ermöglichen. Zusätzlich erkennt die Software den Strukturierungsgrad der Dokumente – von unstrukturierten Korrespondenzen bis strukturierten Rechnungen.
Ein weiterer Vorteil: Je passgenauer die Klassifikation ist, desto schneller gelangt das Dokument an den richtigen Sachbearbeiter im Unternehmen, der den ausgelösten Arbeitsprozess zeitnah durchführen und abschließen kann. Dazu werden im Anschluss an die Klassifikation die benötigten Daten aus den Dokumenten extrahiert, entsprechend der festgelegten Merkmale. Dieser Schritt verläuft auf einer reinen Text-Information-Ebene. Darüber hinaus vergleicht die Lösung die Daten mit ähnlichen Dokumententypen und Inhalten aus nachgelagerten Systemen. Auf diese Weise lernt die Software mit jeder Auslesung dazu, die Identifizierung wird kontinuierlich verbessert, und es entsteht eine stetig wachsende Wissensdatenbank.
- Die vernetzte Poststelle in der Cloud
- Kanalunabhängigen Input strukturieren
- Vernetzte Systeme, verkürzte Kommunikationswege
Lesen Sie mehr zum Thema
