Enterprise Information Management
Die vernetzte Poststelle in der Cloud
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Vernetzte Systeme, verkürzte Kommunikationswege
Abschließend werden die erfassten Dokumente automatisch als durchsuchbare PDF-, PDF/A-, oder TIF-Datei und die extrahierten Inhalte als XML- oder CSV-Datei an den eigentlichen Speicherort zurückgeschickt. Die Dateien bleiben also nur für den Zeitraum der Klassifikation und Extraktion in der Cloud. In dieser Form können sie in einem weiteren Schritt in relevante Drittsysteme zur Weiterverarbeitung exportiert werden, etwa in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in eine ERP-, CRM- oder FiBu-Lösung. Werden diese Folgesysteme ebenfalls in der Cloud betrieben, bleiben die verarbeiteten Dokumente und deren extrahierten Inhalte in der hochsicheren IT-Wolke und werden automatisch ins nachgelagerte System übertragen. Auf diese Weise kann der Sachbearbeiter beispielsweise über ein DMS direkt auf die benötigten Daten und Unterlagen zugreifen, ohne dass zusätzliche personelle oder technische Ressourcen aufgebracht werden müssen. Beispiele:
- Briefe und E-Mails werden als Korrespondenzen in einem DMS – sortiert nach Kunde und/oder Projekt – abgelegt und bearbeitet.
- Die Daten eingehender Lieferscheine werden an ein ERP-System weitergeleitet, indem die charakteristischen Angaben automatisch mit dem zugehörigen Bestellschein abgeglichen werden.
- Rechnungen werden ausgelesen, in das Finanzbuchhaltungssystem exportiert und der zuständige Mitarbeiter begleicht die Rechnung.
Verkürzte Responsezeiten
Laut Input- & E-Mail Management Navigator, den der Branchenverband Bitkom im März 2016 veröffentlichte, wurden 2014 rund 60 Millionen Briefe täglich in Deutschland transportiert. Darüber hinaus erhalten Unternehmen heutzutage 14-mal so viele E-Mails wie noch vor zehn Jahren. Um dieser eingehenden Dokumenten- und Datenflut Herr zu werden, bedarf es eines Omni-Channel-Input-Managements, das alle Informationseingänge eines Unternehmens ganzheitlich bündelt. Standardisierte Formulare, typische Schriftstücke wie eine Rechnung, formlose Anschreiben und vor allem die darin enthaltenen Informationen werden von der Software einheitlich erfasst. Die Anbindung an nachgelagerte Systeme, die schließlich für die Umsetzung der eigentlichen Geschäftsprozesse genutzt werden, ist problemlos möglich. Auf diese Weise werden trotz unterschiedlicher Kommunikationskanäle Medienbrüche bei der Verarbeitung und Archivierung der Anfragen vermieden. Das bestehende Fehlerpotenzial, etwa bei der Weiterleitung an zuständige Sachbearbeiter, wird durch die Automatisierung minimiert.
Durch diese Vernetzung der Eingangssysteme und das Bearbeiten der Anfragen – vor allem ohne papiergebundene Originale – wird die Durchlaufzeit der Anfragen entscheidend verringert. Gleichzeitig werden Prozesse weitestgehend standardisiert und somit effizienter, da Dokumente immer nach dem gleichen Raster bearbeitet werden. Die Produktivität innerhalb des Unternehmens wird gesteigert, sodass sich Responsezeiten verkürzen und sich auch der Kundenservice spürbar verbessert. Bittet beispielsweise ein Kunde schriftlich, seine hinterlegte Anschrift zu erneuern, wird dieses Anliegen binnen Sekunden in der Cloud erkannt. Das Dokument wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der die Kontaktdaten anschließend im System ändert. Gerade in der Onlinekommunikation per E-Mail, Social Media oder Webformular ist eine Echtzeit-Reaktion über den Wunschkanal des Kunden leicht möglich.
Eine standardisierte Einheitlichkeit ist auch bei der finalen digitalen Archivierung der eingegangenen Originaldokumente wichtig, damit zukünftige Mitarbeiter ebenfalls problemlos auf Originale zugreifen und diese bearbeiten können.
Thomas Kuckelkorn ist Manager PR & Kommunikation bei BCT Deutschland
- Die vernetzte Poststelle in der Cloud
- Kanalunabhängigen Input strukturieren
- Vernetzte Systeme, verkürzte Kommunikationswege
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