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Managed Print Services

Vom Chaos zur Ordnung

27. September 2018, 9:09 Uhr | Autor: Natalie Ziebolz

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Die Services von OKI, Ricoh und Xerox

OKI
Die „Smart Managed Document Solutions“ von Oki ist ein Dienstleistungsportfolio, das individuell an die Größe und Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden kann. Mit „Smart Managed Page Services“ richtet sich der Anbieter vor allem an kleine und mittlere Unternehmen. Der All-inclusive-Druckplan enthält sämtliche Verbrauchsmaterialien und die Wartung der Geräte. Abgerechnet wird mit einer monatlichen Pauschale.

Etwas umfassender sind die „Smart Managed Print Services“. Nach einer Analyse des Ist-Zustandes folgt ein Zirkel aus "empfehlen, umsetzen, verwalten und überprüfen". Dabei spielen auch die Platzierungen der Geräte innerhalb des Arbeitsplatzes je nach den Bedürfnissen der Arbeitsgruppen und individuellen Anforderungen eine Rolle. So lässt sich Zeit, die mit dem Abholen von Dokumenten verbracht wird, einsparen und die Produktivität verbessern.

Mit den „Smart Managed Document Services“ erweitert Oki dieses Konzept noch einmal. Vor allem größere Unternehmen und Organisationen, die ihren Dokumenten-Workflow durch die Kombination von Hardware und Software optimieren wollen, sollen von diesem Service profitieren. „Kunden können durch eine offene Plattform-Strategie bei allen Multifunktionssystemen nahezu jede DMS-Software einbinden“, erklärt André Gohlisch, Manager Project Management bei Oki. „Diese reichen von vereinfachten oder automatisierten digitalen Dokumentenprozessen über elektronische Archivierung bis zur kompletten Automatisierung von Geschäftsprozessen.“ Dabei wird der Service ergänzt durch ein Paket mit Software und Technologie, den sogenannten „Smart Solutions“. Diese beinhalten Lösungen, die beispielsweise zu einem besseren Dokumenten- und Inhaltsmanagement oder der Sicherheit der Druckausgabe beitragen sowie mobiles Drucken unterstützen.

Ricoh
Auch Ricoh bietet MPS unter dem Namen „Managed Document Services“ an. Der Service baut dabei auf drei grundlegenden Elementen des Dokumentenmanagements auf: Erstellung von Informationen, Informationsfluss im Unternehmen und Verarbeitung von Informationen für geschäftlichen Mehrwert. Der Prozess beginnt auch hier mit der Analyse: Es werden IT-Landschaft, Druck-Systeme und die Art der Informationen betrachtet und darauf aufbauend die Infrastruktur verbessert. Erst im Anschluss geht es um das Ein- und Ausgabeverhalten im Unternehmen, um die geeignete Druckmanagementlösung zu finden. Während des gesamten Prozesses kann das Konzept jederzeit angepasst werden. Zudem bietet Ricoh an, auch weitere Anbieter in die Dokumentenverwaltungsinfrastruktur anzubinden.

Xerox
Mit seinen „Managed Print Solution“ möchte Xerox das Druckmanagement von Unternehmen in folgenden Punkten angehen: Kostenersparnisse, Nachhaltigkeit – sowohl in Bezug auf Umwelt als auch Finanzen – Drucken von mobilen Geräten, Sicherheit, Governance und Konformität sowie Automatisierung von papierbasierten Verfahren. Dafür wird zunächst eine umfassende Bewertung der Druck- und Dokumenteninfrastruktur und Arbeitsabläufe vorgenommen. Anschließend erarbeitet der Anbieter einen Plan zur Umsetzung der idealen Druckinfrastruktur. Die beinhaltet beispielsweise auch Printing-Lösungen, die das Drucken von mobilen Geräte sicher gestalten.

Fazit
Fast alle Hersteller bieten heutzutage bereits Managed Print Services an. Es liegt nun an den Unternehmen, sich über den Nutzen klar zu werden. Schließlich lässt es sich nicht leugnen, dass zuviel gedruckt wird – und zu viele der Ausdrucke oftmals unbeachtet im Mülleimer landen. MPS können dabei helfen, Drucker und Verbrauchmaterial, aber auch Strom, Arbeitszeit und Lagerfläche einzusparen.